Helsingin kaupungilla on kolmisentuhatta rakennusta, mutta niissä olevien tilojen varaamisen kirjo vaihtelee avoimista sähköisistä järjestelmistä paperikalentereihin ja suljettuihin sähköpostikalentereihin. Tilanvaraamisen yhtenäistämisen isoa työsarkaa on lähdetty ratkomaan pienellä kokeilulla: sähköisestä tilanvarausjärjestelmä Varaamosta löytyy kolmen viraston tiloja, joita voi varata kuka vain.
Yhteisen järjestelmän taustalla oli kirjaston ja nuorisoasiankeskusken toive siitä, että tilat ovat helposti varattavissa hallinnoivasta virastosta riippumatta.
– Järjestelmä on kolmen viraston yhteinen, mutta käyttäjän ei tarvitse välttämättä edes tietää sitä – eikä varsinkaan aloittaa hakuaan siitä näkökulmasta, kertoo kaupungin kumppanikoodari Riku Oja.
Varaamossa käyttöliittymän ensimmäinen kysymys tilaa etsivälle onkin “Mitä haluat tehdä?”.
Jopa kolmen viraston varaussysteemissä hankalinta on ratkaista tilanvarauksen prosessit – pelkästään kirjaston eri toimipisteissä on monia erilaisia toimintatapoja. Jotta kaupungin tiloja voisi jonain päivänä varata samasta paikasta, pitää varauksen prosesseja yhtenäistää.
Varaamon kehitystyö jatkuu tämän vuoden ajan kokeillen ja palautetta keräten. Jatkosta päätetään vastaanoton ja palautteen perusteella. Varaamo perustuu kaupungin kehittämään tilanvarauksen Respa-rajapintaan, jonka päälle kaupunki rakentaa muitakin sovelluksia.
Kaupungin tilanvarauksen sähköisestä tulevaisuudesta keskusteltiin avoimen datan avoimessa konttorissa 18. helmikuuta. Lisää voi lukea pääkaupunkiseudun avoimen datan käyttöä edistävän Helsinki Region Infosharen sivuilta.
Teksti Helsingin Kaupunki / uutiset
